du 5 au 27 Novembre 2016
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Point logistique et conditions exposants

Bonjour à tous,

Tout d’abord, je tenais à vous remercier pour votre participation à cet événement auquel nous tenons beaucoup.

La communication a d’ailleurs été lancée cette semaine, ce qui officialise enfin notre rassemblement qui, on le souhaite, sera pour tous une belle occasion de partager les univers et réseaux de chacun au sein de cette aventure.

Il est donc temps de vous faire un point logistique ainsi que sur les conditions qui nous réunissent pour que tout le monde soit bien au clair sur le fonctionnement et l’implication de chacun dans la marche à suivre.

Car, je vous le rappelle, l’événement est à J- 25, à peine… 

Rappel des dates: du 5 au 27 novembre 2016

Les rendez-vous :

  • 5 novembre, de 18h à 22h vernissage sur invitation qui vous a été envoyée, et sera imprimée et redistribuée à tous. Un petit buffet est prévu ce soir mais il incombe à chacun de préparer avec le commerçant son propre vernissage.

  • 27 novembre “Finissage” dans l’après-midi sous forme de brunch pour ceux qui le souhaite.

Week-ends à être présent lorsque vous avez loué une boutique :

De 10h à 18h

  • Du samedi 5 au lundi 7 novembre inclus

  • Du samedi 12 au lundi 14 novembre inclus

  • Du samedi 19 au lundi 21 novembre inclus

  • Du samedi 26 au dimanche 27 novembre inclus

Des séances dédicaces/signatures seront prévues chaque journée ouverte à l’exposition, les candidatures pour ceux qui ont une édition à présenter, c’est MAINTENANT!

Nous rappelons que la présence de l’artiste est obligatoire pour créer le lien entre les oeuvres et le public, et donc potentiels acheteurs afin que les ventes soient dans une démarche plus pertinentes et donc efficaces. S’il n’est pas possible d’être présent lors de l’ensemble de l’accrochage, faites en sorte de vous faire remplacer ou de vous arranger avec le commerçant chez qui vous exposez (pour ceux qui ont pris cette formule).

Logistique installation/démontage

Pour l’accrochage des oeuvres (montage) :
Possibilité d’arriver à partir du mercredi 2 novembre jusqu’au Vendredi 4 au soir

Accès véhicules du mercredi au jeudi inclus.

Pour le démontage

Le 28 novembre DERNIER DÉLAI ( chacun peut s’arranger avec le commerçant, sauf pour ceux qui sont à la location). Accès véhicule

Lors de l’accrochage, une personne des RPPC passera auprès de chacun pour référencer les oeuvres, (dimensions/prix et quantité pour les plus petits formats).

Le placement des artistes dans les boutiques est quasiment bouclée et vous sera soumis d’ici ce Samedi 15. Nous vous enverrons à chacun un tableau qui vous donnerons toutes les informations sur les attributions de stands, le numéro de téléphone du commerçant et le nom. Cela permettra à ceux de cette formule de préparer leur série ainsi que les possibilités d’accrochage directement en lien avec celui qui l’accueille.

De plus, autres que les oeuvres exposées, il vous sera possible d’emmener d’autres petits formats moins excessifs pour permettre à la vente d’être plus accessible et prolifique à tous.

Le contrat entre les RPPC et les artistes:

Je rappelle qu’il y a deux formules, qui engendrent des contrats et conditions différents.

Pour chaque promesse de vente ou vente directe sur votre stand, l’acheteur passe impérativement par le Terminal des RPPC. Après encaissement du paiement, la redistribution des fonds se fait en temps réel, sous forme de location d’espace pour le commerçant, commission pour les RPPC, commission pour l’artiste. Vous aurez à votre disposition un numéro de téléphone, et lorsque un acheteur se présente il vous faudra le composer pour que l’on vienne le chercher et le rediriger vers l’encaissement. Sur ce point nous comptons sur votre honnêteté et votre bienveillance, car c’est bien grâce à ces bénéfices que nous pouvons réaliser cette édition qui profite à tous.

1ère formule:

L’exposant choisit un stand, donc un espace vide, aux frais de 400 € sans les charges d’électricité (ouverture de compte + consommation environs 70€).

Dans ce cadre là:

  • un contrat entre l’exposant et le Marché Dauphine pour la location des lieux.

  • Un contrat entre l’exposant et les RPPC pour la redistribution des bénéfices de ventes ( 85% exposant – 15% RPPC ) ainsi que l’implication des deux parties pour leur présence, l’installation et le démontage ainsi que les assurances respectives de chacun

2e formule:

L’exposant choisit une boutique chez un commerçant, lieu occupé principalement par les objets de celui-ci. Pas de location de lieu, en revanche le commerçant reçoit un pourcentage des ventes.

Dans ce cadre là:

  • Un contrat entre l’exposant, le commerçant et les RPPC pour la redistribution des bénéfices de ventes ( 60% exposant – 20% commerçant – 20% RPPC ) ainsi que l’implication des 3 parties pour leur présence, l’installation et le démontage ainsi que les assurances respectives de chacun.

Chaque exposant recevra tous les contrats nécessaire d’ici le début de la semaine prochaine. Vous pourrez donc les lire, voire les signer et nous les transmettre lors de la récupération des fly et invitations au vernissage.

Nous avons prévu aussi un stand merchandising pour ceux qui ont du livre ou autre à présenter/vendre, ce sera le moment. Un pourcentage sera reversé au RPPC à hauteur de 30%. Un contrat sera bien évidemment édité pour les deux parties.

La communication:

Nous avons lancé la communication sur facebook principalement, le site  sera en ligne d’ici la fin de la semaine. Un événement facebook a été créé et donc possible de la partager AISÉMENT et sans RETENUE!!

Pour les impressions:

Les flyers, affiches et invitations au vernissage seront dispionibles à partir de vendredi au Marché Dauphine sur le Stand « La Salle Des Coffres » de Jean-Paul Jurquet, vous pouvez donc les récupérer à cet endroit et les diffuser dans vos réseaux.

N’hésitez pas envoyer le mail type que vous avez dû recevoir à vos contacts (amis, presse, collectionneurs etc… votre famille et vos ptits chats si vous l’voulez, avec un carnet de chèque c’est encore mieux!).

Toutes ces informations permettront à chacun d’y voir plus clair pour éviter les aller retours de communication multiples!

N’hésitez tout de même pas à me contacter si besoin.

Au plaisir de se rencontrer et bonne préparation à chacun

Charlotte
Organisatrice/coordinatrice de l’événement
06.64.49.59.58.